Kriisiviestintä
Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tilanteita, jotka syntyvät äkillisesti ja joissa on tarve viestiä viipymättä. Kriisitilanteissa vastuiden on oltava selkeitä ja viestinnän selkää ja nopeaa.
Kriisiviestintätilanne voi syntyä esimerkiksi onnettomuustilanteessa tai seuraan jollain tavalla liitettävissä olevasta negatiivisesta tapahtumasta.
Kriisiviestinnän vastuut ja työnjako
Kriisiviestintää hoitaa jaoston puheenjohtaja sekä varapuheenjohtaja. Muilla henkilöillä ei ole oikeutta tai lupaa viestittää kriisin aiheuttaneesta tapauksesta eteenpäin ilman edellä mainittujen lupaa.
Joukkueen sisällä tapahtuvasta kriisistä tiedotetaan aina ja välittömästi puheenjohtajalle tai varapuheenjohtajalle, ja kun mikäli heistä kumpaakaan ei saada kiinni, niin muille jaoston hallituksen jäsenille, joiden tehtävänä on ilmoittaa asiasta eteenpäin mahdollisimman nopeasti (puheenjohtajalle tai varapuheenjohtajalle).
Kriisiviestinnän tavoitteet ja periaatteet
Kriisiviestintätilanteessa on tärkeää toimia ennalta sovittujen vastuiden mukaisesti. Kriisiviestinnän tavoitteena jaostossamme on luoda mahdollisesta kriisitilanteesta oikea kuva viestittämällä asioista selkeästi ja riittävästi sekä kohdistaa viesti oikealle kohderyhmälle.
Kriisiviestintämme tulisi lisäksi olla nopeaa ja etukäteen määriteltyjen vastuuhenkilöiden hallinnassa. Viestinnässä on tärkeää toiminnan jatkumisen turvaaminen mahdollisimman normaalina kriisin aikana ja sen jälkeen.
Kriisiviestinnässä tulee noudattaa seuraavia periaatteita:
- Kriisiviestinnässämme tämä tarkoittaa, että viestitettävät asiat ovat oikein ja asiallisia. Asoista on myös pystyttävä puhumaan rehellisesti, eli jos ollaan kriisiin syyllisiä, myönnetään se heti.
- Seuran kriisiviestintä noudattaa aiheeseen mahdollisesti liittyvää viranomaisviestintää.
- Tärkeimmät kriisiviestintäkanavamme ovat seuran kotisivut sekä kohdennettu Suomisportin kautta tehtävä viestintä.
- Tavoitteenamme on myös ottaa huomioon erilaiset kohderyhmät, ja miettiä missä järjestyksessä kriisistä näille kohderyhmille tiedotetaan. Myös tiedotuksen erilaisuus eri kohderyhmille on huomioitava.
- Tärkeää on hoitaa kriisitilanne hyvin loppuun saakka ja tiedottaa asiasta siihen liittyville kohderyhmille aina, kun jotain uutta tiedotettavaa on. Kun kriisitilanne on päättynyt, viestinnässä palataan normaaleihin käytäntöihin.
Mahdollisia kriisinaiheita urheiluseurassa on useita. Seuraavat asiat saattavat aiheuttaa kriisitilanteen ja vaativat tehokasta viestintää:
- Kilpailun/tapahtuman/harjoitusten aikana sattuva isompi onnettomuus
- Onnettomuus tai muu poikkeustilanne seuran toiminta-alueella
- Valmentajan tai jonkun muun avainhenkilön äkillinen sairastuminen, tapaturma tai kuolema
- Seuran omaisuuteen kohdistuva vakava vahingonteko tai onnettomuus
- Seuran toimihenkilöä tai vapaaehtoista epäillään rikoksesta
- Kilpailu- tai esiintymismatkalla sattuva aikuisten/nuorten sopimaton käyttäytyminen, joka uhkaa seuran mainetta
- Joukkueen sisäiset ristiriidat tai erimielisyydet saavat sellaiset mittasuhteet, että asiasta tulee jollainlailla viestiä huoltajille ja ehkä laajemminkin seuran sisällä
- Seuran taloudellinen tilanteen äkillinen muuttuminen
- Mahdollinen vastuuaseman väärinkäyttä
- Harkitsematon teko, esim. vaitiolovelvollisuuden rikkominen
- Joukkueen tai seuran varojen väärinkäytökset
Viestintäketju ja yhteystiedot kriisitilanteessa
Viranomaiset
- Kriisin luonteen mukaan yhteyttä otetaan tarvittaviin viranomaisiin, joko poliisiin ja /tai pelastusviranomaisiin. Soita yleiseen hätänumeroon 112
- Mikäli kriisin luonne on sellainen, ettei poliisia tai pelastuslaitosta tarvita, ota ensisijaisesti yhteyttä voimistelujaoston puheenjohtajaan. Jaoston johto ottaa tämän jälkeen asian omaan käsittelyynsä, ja tiedottaa parhaaksi katsomallaan tavalla muita tahoja. Huolimatta kriisin luonteesta, tai siitä onko paikalla ollut poliisi tai pelastuslaitos, on asiasta aina ilmoitettava välittömästi jaoston puheenjohtajalle ja/tai varapuheenjohtajalle, jotka hoitavat asiasta tiedottamisen.
- Kenelläkään valmentajalla, joukkueella tai huoltajalle ei ole lupaa tiedottaa tai antaa kriisitilanteesta lausuntoja seuran puolesta virallisesti tai epävirallisesti eteenpäin.
Kotkan Kirin voimistelujaoston toimihenkilöt:
- Ole välittömästi yhteydessä tapahtuman tai toiminnan vastuuhenkilöön, jonka vastuulla on olla yhteydessä viipymättä jaoston puheenjohtajaan ja/tai varapuheenjohtajaan
- Kenelläkään valmentajalla, joukkueella tai huoltajalle ei ole lupaa tiedottaa tai antaa kriisitilanteesta lausuntoja seuran puolesta virallisesti tai epävirallisesti eteenpäin.
- Jaoston toimihenkilöille tulee viestiä tilanteesta ajankohtaisesti.